Tertib Kearsipan Mewujudkan Pelayanan Prima dan Menjamin Kepastian Hukum

New PicturePengelolaan kearsipan yang baik akan menghasilkan keputusan yang baik, begitupun keputusan yang baik akan menghasilkan arsip yang baik pula”

(Moch. Jam’u, S.Ag)

Dirgahayu Hari Bhakti Pertanahan

Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia pun memiliki hari bersejarah yang jatuh pada tanggal 24 September yang merupakah hari ulang tahun (HUT) ke-55 lahirnya Undang-Undang Republik Indonesia No. 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Dasar Pokok-Pokok Agraria atau disebut (UUPA) disahkan dan mengundangkannya dalam Lembaran Negara RI No. 104/60.

Setelah rakyat Indonesia menyatakan kemerdekaan pada tahun 1945 silam, kemudian UUPA barulah terbit tahun 1960, disini ada jeda waktu selama 15 tahun   menyangkut UUPA yang merupakan tuntunan, harapan, dan tidak lepas sama sekali dari perjuangan panjang masyarakat bangsa kita untuk ingin memiliki sebuah Undang Undang yang mengatur kepemilikan, pengaturan, penguasaan dan peruntukan tanah sebagai milik masyarakat bangsanya sendiri.

Dalam arsip sejarah yang diperoleh, sekitar 15 tahun lamanya masyarakat kita kebingungan untuk menentukan sendiri hak atas tanah yang sebenarnya milik bangsanya sendiri, begitupun jauh sebelum UUPA lahir, perangkat hukum Agraria ada yang bersumber pada hukum adat yang berkonsepsi Komunalistik religius, ada yang bersumber pada hukum perdata barat yang cenderung sangat individualistik liberal, ada yang berasal dari berbagai bekas pemerintahan swapraja yang pada umumnya berkonsepsi feodal yang kesemuanya itu diadopsi oleh pemerintah penjajah untuk melaksanakan politik agrarianya yang dituangkan dengan apa yang mereka sebut dengan “Agrarische Wet 1870”.

Menyimak perjalanan sejarah pertanahan di indonesia hingga saat ini, tentunya identik dengan kekayaan perbendaharaan arsip-arsip pertanahan yang diperlukan suatu pengelolaan kearsipan yang baik untuk temu kembali arsip.

Pemeliharaan kearsipan yang baik, selain mempermudah bagi petugas untuk menemukan kembali dokumen/arsip penting yang diperlukan, juga sebagai para meter dalam pengambilan keputusan-keputusan pimpinan, serta jaminan kepastian hukum hak-hak Rakyat atas Tanah serta meminimalisir potensi terjadinya persengketaan pertanahan yang diakibatkan tidak ditemukan arsip sebagai alat pembuktian karena faktor lemahnya manajemen pemeliharaan kearsipan.

A. Pengertian arsip

Arsip adalah endapan proses perjalanan dari sebuah organisasi digunakan untuk menyatukan didalam organisasi yang diwujudkan dalam produk berbagai jenis kearsipan.

Jenis arsip, meliputi: data / warkat / surat / naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah / swasta / perorangan mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Kegunaannya merupakan referensi dalam menentukan kebijakan-kebijakan pimpinan, alat gugat-menggugat dalam sengketa pertanahan, jawab-menjawab untuk memberikan kepastian hukum dibidang pertanahan dengan orientasi tujuan memberikan kemakmuran dan kesejahteraan bagi seluruh rakyat indonesia.

Pengelolaan Kearsipan yang baik akan menghasilkan keputusan yang baik dalam memberikan jaminan kepastian hukum dan sebaliknya keputusan yang baik akan arsip yang baik pula. Karena itu pengelolaan arsip di lingkungan Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) khususnya, mestinya menjadi prioritas agar program pelayanan perima, cepat dan efisien kepada masyarakat dapat tercapai.

Pembaca yang budiman, penulis ingin mendiskusikan tentang arsip BPN untuk mewujudkan program pelayanan perima, cepat, murah dan efisien. Karena dengan pengelolaan arsip yang baik berfungsi sebagai pembuktian untuk memberikan jaminan kepastian hukum hak-hak rakyat atas tanah.

Dari kasus-kasus sengketa pertanahan yang melatar belakangi terjadinya konflik sosial hingga berujung memakan korban banyak yang berawal dari sengketa pertanahan. Persoalan ini karena pengelolaan kearsipan cenderung dipandang sebelah mata atau dianggap sepele.

B. Klasifikasi Arsip BPN

Spesifikasi arsip Badan Pertanahan Nasional (BPN), meliputi:

1. Jenis Arsip BPN

  • Warkah
  • Buku Tanah
  • Surat Ukur
  • Gambar Ukur
  • Peta lokasi/tanah
  • Daftar isian

2. Keberadaan Arsip BPN

  • Sarana Prasarana
  • Sumber Daya Manusia (SDM)
  • Anggaran

3. Fungsi Arsip BPN, diantaranya :

  • Pembuktian
  • Pengambilan keputusan dalam mengambil kebijakan-kebijakan pimpinan
  • Alat gugat-menggugat
  • Alat jawab-menjawab
  • memori kolektif

 

C. Jaminan Kepastian Hukum

Merayakan HUT UUPA Ke 55 tahun ini merupakan sebuah perayaan dalam perjalanan panjang UUPA, seharusnya pula memberi arti dan makna bagi Badan Pertanahan Nasional (BPN) dalam upayanya menapaki perjalanan pengabdiaannya dengan rela dan tulus untuk kembali memaknai dari esensi tentang sejarah hadirnya UUPA 1960 dan bercermin kebelakang untuk mengevaluasi peranan kita saat ini dalam memberikan pelayanan dan jaminan perlindungan akan hak-hak rakyat atas tanah dalam pembangunan nasional.

Momentum perayaan HUT ke 55 tahun lahirnya UUPA ini merupakan hari arsip BPN sesuai amanat kontitusi yang sudah semestinya direfleksikan dalam kompetensi pengelolaan kearsipan dibidang pertanahan. Sebgaimana kita ketahui, tanah merupakan kekayaan yang mempunyai berbagai aspek, yang antara lain: fungsi ekonomi, fungsi politik, fungsi strategi, fungsi budaya, fungsi sosial, fungsi pembangunan dan sebagainya. kesemua fungsi ini tidak terpisahkan dengan   kearsipan yang memberikan perlindungan dan jaminan kepastian hukum berdasarkan fakta-fakta dokumen serta riwayat/asal usul kepemilikan dan status pertanahan itu sendiri.

Kearsipan yang benar-benar terjaga keoutentikannya adalah penjamin bagi aparatur BPN dalam melaksanakan tugasnya serta memberikan perlindungan hukum status hak-hak rakyat atas tanah.

Terhitung sejak lahirnya UUPA tahun 1960 sampai tahun 2015 ini, lebih dari setengah abad perjalanan UUPA seiring dengan kompetensi arsip historis BPN dengan mengidentifikasi permasalahan arsip pertanahan, Ruang lingkup, dan tujuan pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan standar pelayanan secara cepat, tepat guna, aman, murah dan efisien.

sampai saat ini tampaknya masalah kearsipan masih kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi (baik pemerintah maupun swasta). Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip, tetapi juga dari segi sistem filing-nya, sehingga mengakibatkan arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus berkembang seirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti dengan tatakerja dan peralatan/fasilitas kearsipan serta tenaga ahli yang profesional dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.

D. Kesimpulan

Seperti kita ketahui bahwa pada tanggal 24 september 1960 merupakan tanggal bersejarah bagi masyarakat bangsa kita, karena pada saat itulah Undang Undang Nomor 5/1960 atau yang kita kenal dengan UUPA yang memuat tentang Peraturan Dasar Pokok pokok Agraria disahkan dan mengundangkannya dalam Lembaran Negara RI No. 104/60.

Kaitannya dengan pengelolaan arsip pada suatu lembaga, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta khususnya BPN sudah semestinya dalam rangka memperingati HUT ke-55 tahun lahirnya UUPA tahun 1960 ini , kita isi yang salah satunya melalui kompetensi pengelolaan arsip yang didukung penuh dengan kebijakan pimpinan dalam memperhatikan SDM, sarana prasarana yang tujuannya berorientasi pada peningkatan kwalitas pelayanan kepada masyarakat dibidang pertanahan.

Lebih lanjut untuk kegiatan pemelihraan dan pengelolaan arsip yang baik, sangat diperlukan adanya dukungan penuh dari pimpinan khususnya di lingkungan Badan Pertanahan Nasional merefleksikan kompetensi dasar sehubungan perayaan HUT ke-55 tahun lahirnya UUPA 1960 yang diantaranya melalui kebijakan pimpinan untuk pengelolaan arsip yang lebih baik dalam mewujudkan pelyanan prima dan menjamin kepastian hukum hak-hak rakyat atas tanah dalam pembangunan kemakmuran dan kesejahteraan seluruh rakyat Indonesia. (berbagai sumber)

Editor Media binpers.com

Berita terkait

Leave a Comment